Vedtekten beskriver målsetting og organisering av Neptunklubbene i Statoil ASA.

Det er i tillegg fastsatt en hovedvedtekt som beskriver overordnede prinsipper og retningslinjer for velferdsarbeidet. Dersom det er motstrid mellom bestemmelser i overordnet vedtekt og i denne vedtekt går bestemmelsene i overordnet vedtekt foran.

Målsettingen for velferdstilbudet er å fremme felleskap, helse, trivsel og bedriftsidentitet og å bidra til at selskapet oppleves som en attraktiv arbeidsplass. En av målsettingene ved etablering av klubbene er å nå flest mulig ansatte i hjemmemiljø. Tilbudene skal være til glede for hele familien.

Corporate Human Resources (CHR) er ansvarlig enhet for vedtektene. Ansvaret for løpende administrasjon og oppfølging av disse er delegert til Global Business Services - Human Resourse Services (GBS HRS).

Endringer i vedtektene blir initiert av CHR eller GBS HRS.
GBS HRS og Neptunrådet kan foreslå endringer.

1 Retningslinjer for Neptunklubbene

• Velferdstilbudene skal være åpne for alle fast ansatte og lærlinger
• Tilbudene skal komme flest mulig til gode og det skal stimuleres til fellesaktiviteter
• Økonomisk støtte gis under forutsetning av at ansatte selv yter en rimelig innsats og egenandel
• Økonomisk støtte skal reflekteres i antall medlemmer i klubben.
• Velferdsarbeidet skal utvikles og drives av de ansatte - primært utenfor arbeidstiden
• Selskapet skal gjennom velferdsarbeidet ikke støtte tiltak som må ansees å være en offisiell oppgave eller som retter seg mot allmennheten forøvrig
• Tilskudd skal bare gis til interne foreninger og ansatte, ikke direkte til eksterne institusjoner
• Tilskudd skal ikke gis til foreninger eller aktiviteter med politisk, religiøst eller faglig tilsnitt
• Alle aktiviteter skal drives etter myndighetene og selskapets etablerte krav til helse, miljø og sikkerhet
• Tilskudd skal ikke gis på en slik måte at det utløser individuell skatteplikt

2 Organisering

2.1 Definisjoner
Neptunrådet:
Neptunrådet er høyeste organ for Neptunklubbene i selskapet og er sammensatt av representanter fra alle klubbene og representanter fra selskapet. Neptunrådet møtes en gang i året og drøfter det generelle velferdsarbeidet i bedriften, endringer i vedtekter, samt årsrapporter og arrangementer av felles interesse. Det er et rådgivende organ som kan fremme anbefalinger på vegne av alle klubbene, men ikke ta beslutninger på vegne av selskapet.

Saker som ønskes tatt opp på møte i Neptunrådet sendes koordinator med en frist på fire uker. Ekstraordinært møte i Neptunrådet innkalles når minst sju av klubbene krever det. Endringer i vedtektene kan bare skje etter flertallsvedtak på møte i Neptunrådet og deretter godkjennes av selskapet

Neptunklubbene:
Det er etablert 11 Neptunklubber som skal ivareta velferdstilbudet for alle sokkelansatte i Statoil.

2.2 Medlemskap
Alle fast og midlertidig sokkelansatte inkludert lærlinger med minst ett års kontrakt i Statoil er medlemmer. I tillegg kan pernsjonister være medlem dersom det er mindre enn 50 betalende pensjonister i klubben. Arbeidstakerne blir automatisk medlem av den Neptunklubben som ligger nærmest arbeidstakerens hjemstedsadresse. Kun i spesielle tilfeller kan dette prinsipp fravikes.

En ansatt kan bare være medlem av en Neptunklubb om gangen. Overgangen til en annen klubb kan normalt skje fra nytt kalenderår. Overgang til ny klubb meldes skriftlig til leder i den klubben man melder seg ut av, som igjen orienterer leder i ny klubb.

Medlemskap opphører straks en person slutter i selskapet eller går over til stilling på land.

Medlem, samt ektefelle/samboer og barn har rett til å delta i de aktiviteter som gjennomføres av den klubben de har medlemskap i. Adgang til medlemskap gis også etterlatte i inntil fem år, eller til eventuelle barn fyller 18 år. Dersom et medlem ikke har ektefelle/samboer, kan annet familiemedlem tas med etter spesiell avtale. Ved reiser og større arrangement, må vedkommende selv dekke utgiftene.

2.3 Valg
Neptunstyret utpeker et valgstyre på to medlemmer for to år om gangen. Valgstyrets medlemmer har ikke anledning til å stille til valg. Alle medlemmer har rett til, etter henvendelse fra valgstyret, å sende inn forslag på styrekandidater. På bakgrunn av innkommende forslag sender valgstyret ut liste over de kandidater flest har foreslått. Denne listen bør inneholde minst dobbelt så mange navn som kandidater på valg. Kandidatene må være forespurt. Innen 15. november sender medlemmene sine stemmesedler til valgstyret.
Dersom valgstyret finner det mest hensiktsmessig kan en benytte elektronisk valg.

3 Økonomi
3.1 Tildeling og bruk av midler
GBS HRS har ansvar for tildelingsprosessen og vil i forkant av denne utarbeide en tidsplan og sørge for at nødvendig informasjon sendes alle aktører. Midler tildeles i henhold til antall sokkelansatte. Godkjente rammer vil bli utbetalt over to terminer, første gang innen utgangen av første kvartal, andre del utbetales etter at revidert regnskap og årsrapport fra foregående år er mottatt.

De lokale klubbene skal bruke midlene på en økonomisk måte og i medlemmenes interesse.

Medlemmer skal betale en egenandel på alle arrangementer. Medlemmer som ikke har betalt egenandelen for arrangement de har deltatt på, utelukkes fra videre deltakelse inntil oppgjør finner sted.

Dersom et medlem skifter klubb vil tilskuddet følge medlemmet til den nye klubben.

3.2 Regnskap og årsrapport
Klubbene skal føre regnskap i henhold til god regnskapsskikk og eksisterende skatte- og regnskapslovgivning. Regnskapene skal revideres av valgt revisor. Årsrapport skal utarbeides samtidig med regnskapet.

ADGANG TIL Å TA FRI

Adgang til å ta fri for klubbens tillitsvalgte

Neptunråd:
- Klubbens ledere skal gis fri med lønn for å delta på Neptunrådsmøte
- Klubbene kan møte med en styrerepresentant i tillegg til leder.Det bør velges en som har fri.
- Reiseregning belastes deltakernes avdeling
- Diett gis ikke.

Temakveld:
- Arrangeres av 1 klubb hvert år
- Arrangementet gjentas med 14 dagers mellomrom for å gi alle anledning til å delta i friperioden.
- Plattformsjefen kan innvilge permisjon med lønn etter søknad dersom likevel et spesielt behov for å få fri oppstår. (begrenset til klubbens ledelse).
- Reiseutgifter belastes deltakernes avdeling
- Diett gis ikke

Styremøter:
- Styremøter legges så langt det er mulig til fritid. Dersom noe av møtevirksomheten må legges til arbeidstid, trekkes det ikke i lønn.
- Plattformsjefen kan innvilge permisjon etter søknad i hvert enkelt tilfelle.
- Reiseutgifter belastes klubben
- Diett gis ikke

Idrettsarrangement:
- Permisjon med lønn gis ikke.
- Permisjon uten lønn kan gis.
- Reiseutgifter dekkes etter fastsatte regler.
- Det gis ikke diett